Anwendung BriefButler

Ab sofort können Sie in SelectLine die elektronische Briefzustellung über BriefButler nutzen.

Die Lösung BriefButler ermöglicht es Ihnen, Ihre Dokumente auf eine einfache, kostengünstige, sichere und ressourcenschonende Variante zu versenden.

Dabei ermöglicht Ihnen die Applikation auf Knopfdruck sämtliche Dateien wie z.B. Lohnabrechnungen/Lohnausweise, Tagespost oder Rechnungen etc. digital zu versenden. Bei diesem Prozess ist jede Sendung per Track&Trace nachvollziehbar und wird somit rechtssicher zugestellt.

Dies ist nicht nur digital möglich, sondern direkt mittels Multi-Channel! Holt ein Empfänger sein Dokument digital nicht ab oder ist auf dem elektronischen Weg nicht erreichbar, erhält er das Dokument automatisch physisch per Post in seinen Briefkasten zugestellt.

Nur ein Klick und der BriefButler übernimmt für Sie die Triage zwischen elektronischem/physischem Versand. Mühsames verpacken der Sendungen in Ihrer Unternehmung entfällt.

Vorteile

Günstiger

Im Gegensatz zum physischen Versand ist der digitale Versand auch finanziell sehr lukrativ. Mit dem Einsatz des BriefButler`s erwartet Sie eine reale Kostenersparnis von bis zu 92% bei Papier, Druck, Kuvertierung und Porto. Ebenfalls gewinnen Sie für Ihre Mitarbeitenden wertvolle Arbeitszeit, welche diese gewinnbringender einsetzen können.

Multi-Channel

Dank dem Multi-Channel Output stehen Ihren Kunden sämtliche Empfangswege der Sendung offen. Dank der offenen Schnittstellen des BriefButlers profitieren Ihre Kunden auch von der Zustellung in Posteingangslösungen oder Kundenportalen. Steigern Sie die Zahlungsmoral Ihrer Kunden mit der Direktzahlungsoption oder E-Bill Möglichkeit oder signieren Sie Ihre Dokumente zukünftig direkt digital.

Einfacher

Versenden Sie sämtliche Dokumente direkt per Knopfdruck an Ihre Empfänger. Der Empfänger kann die ankommende Sendung per Link und der dazu passenden Authentifizierung abholen. Eine zusätzliche Registrierung ist nicht notwendig.

Sicherer

Alle versendeten Dokumente werden direkt bei der Aufgabe mit einer Sendungsnummer versehen und können bis zur Abholung durch den Empfänger per Track&Trace nachvollzogen werden. Dank der zusätzlich möglichen Zwei-Faktor-Authentisierung ist auch ein elektronischer Versand von sensiblen Dokumenten problemlos möglich.

Nachhaltiger:

Der BriefButler ist nachweislich ökologischer als der Versand per Briefpost. Dank der Lösung sparen Sie rund 37.3 g/CO2 mit jeder einzelnen Sendung So reduzieren Sie Ihren CO2-Ausstoss um ganze 76%!

Konfiguration in SelectLine

Die Einrichtung erfolgt in wenigen Schritten:

Konto bei BriefButler erstellen

Auf der Homepage von BriefButler können Sie ein Konto erstellen. Sobald diese geprüft worden sind, erhalten sie ihre Zugangsdaten für das Portal sowie die Serverzugangsdaten.

SMTP Konfiguration Sandbox

Öffnen Sie die Mandanteneinstellungen im SelectLine und erstellen oder mutieren Sie unter «E-Mail» ein E-Mail-Konto, mit welchem Sie die Dokumente versenden möchten. Im Grid «Postausgangsserver (SMTP)» sind folgende Einstellungen vorzunehmen:

•  Server : bbapi.cloud
•  Port : 8587
•  SSL : Verschlüsselt, automatische Wahl
•  Login : Anmelden mit
•  Anmeldenamen und Passwort erhalten Sie von BriefButler
• Verbindung testen

Passen Sie Ihre Druckvorlage an

Öffnen Sie die Druckvorlage, welche Sie über den BriefButler versenden möchten und fügen Sie folgende 2 Zeilen in den Kopfteil ein:

•  [D:0:{>KU~Firma .Adressnummer}:<>:] [V:1000:TL:EMail-Betreff:0:0::“Rechnung “ + {.Belegnummer} + „{receiver-first-name:“+ {>KU~Vorname .Adressnummer}+“}“+ „{receiver-last-name:“+ {>KU~Name .Adressnummer}+“}“+“{receiver-type:physical}“]
•  [D:0:{>KU~Firma .Adressnummer}:=:] [V:1000:TL:EMail-Betreff:0:0::“Rechnung “ + {.Belegnummer} + „{receiver-company-name:“+ {>KU~Firma .Adressnummer}+“}“+“{receiver-type:legal}“]

Die beiden Platzhalter setzen automatisch den korrekten Betreff für die Verwendung von BriefButler. Die beiden Bedingungen sorgen dafür, dass wenn der Kunde eine Firma hinterlegt hat, der Parameter Firma in den Betreff kommt. Falls keine Firma hinterlegt ist, erscheinen die Parameter Vorname und Name für BriefButler.

Mail versenden

Drucken Sie die angepasste Druckvorlage mit Druckziel «E-Mail». Sie sehen dass der Betreff automatisch die entsprechenden Parameter erhält. Wenn der Kunde eine Firma ist, erscheint die Firma. Bei Personen wird der Vorname sowie Nachname angezogen.

BriefButler Portal öffnen

Melden Sie sich mit ihrem User auf https://demo.briefbutler.com/login an. Nachdem Sie das Mail versendet haben, geht es ein paar Augenblicke und schon erscheint das abgeschickte Mail in der Sendungsübersicht. Sobald das E-Mail das Postfach des Kunden erreicht hat, erhält es den Status «Sendung in Zustellung». Sobald der Kunde das PDF in seinem Mailpostfach öffnet sehen sie den Status «Abgeholt».

Mailadresse bei den Kunden unter «E-Rechnung» erfassen

Wird in den Stammdaten des Kunden unter «E-Rechnung» der Typ «PDF E-Mail» aktiviert, so erscheint automatisch das Druckziel «E-Mail» wenn sie einen Beleg von diesem Kunden drucken möchten.